开完会写纪要、周五写周报，是很多人每周固定的“体力活”。这类工作非常适合交给 AI：原材料（录音、聊天记录、任务列表）已经在那里，需要的只是整理和提炼。本文给出一套从录音到纪要、再到周报的完整流程，以及可以直接复制使用的提示词模板。
一、整体流程
- 录音与转写：得到会议的文字稿。
- 清洗转写稿：修正错字、标注发言人、去掉无关内容。
- 生成会议纪要：提取决策、待办、负责人和截止时间。
- 人工核对：确认关键信息后再发出。
- 汇总成周报：把一周的纪要和工作记录合并成周报。
每一步的输出都是下一步的输入。分步处理比“把录音直接丢给 AI 要周报”更可靠，出了问题也容易定位到是哪一步。
二、录音与转写
获取文字稿有几种常见途径，按你的情况选择：
- 线上会议：飞书、腾讯会议、钉钉、Zoom 等会议软件大多提供录制或实时字幕/转写功能，具体入口和是否收费以各产品当前说明为准。
- 线下会议：用手机或电脑自带的录音工具录下来，再用支持中文的转写工具生成文字稿；飞书妙记这类产品也支持上传音频文件转写。
- 本地转写：对隐私要求高的场景，可以考虑在自己电脑上运行开源语音识别模型（例如 Whisper 系列），音频不需要上传到外部服务，但需要一定的动手能力和电脑性能。
提示录音质量决定转写质量。尽量让录音设备靠近发言人，避免多人同时说话；会议开始时让大家简单自我介绍，方便后面区分发言人。
三、清洗转写稿
原始转写稿通常有同音错字、口头禅、重复句子，专有名词（产品名、人名、项目代号）也经常识别错。直接拿去生成纪要，错误会被带进结论里。建议先让 AI 做一轮清洗：
你是一名会议记录整理员。请清洗 <transcript> 中的会议转写稿：
1. 修正明显的同音错字和标点，删除“嗯、那个、就是说”等口头禅
2. 合并同一人连续的碎片句子
3. 按下面的对照表统一专有名词：
- “飞鸟项目” / “非鸟项目” → 飞鸟项目
- “老王” → 王磊
4. 保留原意，不要总结、不要改写观点、不要删除任何实质内容
5. 无法确定的词用【?原词】标出
<transcript>
（粘贴转写稿）
</transcript>第 4 条很重要：清洗阶段只做“纠错”，不做“提炼”，这样你还能对照原文检查。转写稿很长时，可以按时间段分几次处理。
四、会议纪要提示词模板
一份有用的纪要，核心是四件事：决定了什么、谁去做、什么时候完成、还有什么没定。下面的模板把这些要求固定下来：
请根据 <transcript> 中已清洗的会议记录，生成会议纪要。
会议信息：
- 主题：{会议主题}
- 日期：{日期}
- 参会人：{名单}
输出格式（Markdown）：
## 会议结论
- 每条一句话，只写会上明确达成一致的决定
## 待办事项
| 事项 | 负责人 | 截止时间 | 备注 |
（负责人和截止时间必须来自会议原文；原文没有提到的填“未明确”，不要自己推测）
## 待定问题
- 讨论过但没有结论的问题，注明卡在哪里
## 下次会议
- 时间和议题（如果提到）
要求：
- 全文不超过 500 字
- 不要加入原文没有的信息
- 对你不确定的内容，在句末标注【待确认】
<transcript>
（粘贴清洗后的记录）
</transcript>注意AI 可能把“讨论过”误判为“已决定”，也可能张冠李戴负责人。纪要发出前，至少核对“会议结论”和“待办事项”两部分，特别是带【待确认】和“未明确”的条目。
五、周报生成提示词模板
周报的原材料可以是本周的会议纪要、任务清单、日报或随手记的工作笔记。建议平时用一个文档随手记录“今天做了什么”，周五汇总时效果最好。
你是我的工作助理。请根据 <materials> 中本周的工作记录和会议纪要，
帮我写一份周报，读者是我的直属上级。
输出结构：
1. 本周完成（3–6 条，每条写清“做了什么 + 结果”，有数字就写数字）
2. 进行中（写明当前进度和预计完成时间）
3. 问题与风险（需要上级知道或支持的事项）
4. 下周计划（3–5 条）
要求：
- 只使用材料里的事实，不要夸大，不要编造数据
- 语气平实，避免“圆满完成”“大幅提升”这类空话
- 总字数 400 字以内
- 如果某个部分材料不足，写“（材料不足，请补充）”
<materials>
（粘贴本周纪要、任务清单、工作笔记）
</materials>生成后自己读一遍，补上 AI 不可能知道的内容，比如某件事背后的判断和你真正想让上级注意的重点。
六、隐私与合规提醒
会议内容往往比想象中敏感。使用 AI 处理之前，请先确认下面几点：
- 先征得同意：录音前告知所有参会人并取得同意。不少地方的法律和公司制度对录音有明确要求。
- 遵守公司规定：很多公司对能否把内部资料上传到外部 AI 服务有明确政策，有的只允许使用公司采购或内部部署的工具。不确定时先问 IT 或法务。
- 敏感会议不上传：涉及人事、薪酬、财务数据、未公开的商业计划、客户隐私的会议，不要上传到外部服务；需要时用本地工具处理，或者手工整理。
- 先脱敏再处理：确实需要借助外部 AI 时，先把人名、公司名、金额、电话等替换成代号（如“客户A”“金额X”），生成后再替换回来。
- 了解数据政策：查看所用服务的隐私条款，关注数据是否会被保存、是否用于训练，以及能否关闭相关选项。
注意“AI 工具很方便”不是跳过同意和审批的理由。一次泄露造成的损失，远大于手写纪要节省的时间。
七、把流程固化成模板
流程跑顺之后，花一点时间把它固定下来，之后每次只需替换内容：
- 建一个提示词文档：把清洗、纪要、周报三个模板存在一起，用
{会议主题}这样的占位符标出每次要改的部分。 - 维护专有名词表：把团队常用的人名、项目名、术语整理成对照表，每次清洗时附上，转写错误会少很多。
- 利用工具的自定义功能：如果你用的 AI 工具支持保存自定义指令、项目或常用提示词，把模板放进去，省去每次复制粘贴。
- 统一存档格式：纪要按“日期_会议主题”命名，放在同一个文件夹，周五写周报时直接取用。
- 定期复盘模板：如果经常要手动改同一类问题（比如负责人总是漏掉），就把对应要求补进模板里。
整套流程熟练之后，一场一小时的会议从录音到发出纪要，大部分时间会花在最后的人工核对上——这正是应该由人来做的部分。